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Artikel zum Thema: Aufbewahrungsfrist

Die Vorbereitung einer Außenprüfung und die Möglichkeit der Selbstanzeige (Teil 1)

Dezember 2011
Kategorien: Management-Info

Dieser Artikel beinhaltet Informationen zur Außenprüfung nach der Bundesabgabenordnung („Betriebsprüfung“). 2008 fanden über 75.000 Außenprüfungen statt. Laut einem Rechnungshofbericht aus dem Jahr 2005 gilt der Großteil der durch Außenprüfungen entstandenen Mehrergebnisse für den Bund als teilweise oder gänzlich uneinbringlich. Die Abstände zwischen zwei Prüfungen betrugen 2004 bei Großbetrieben vier Jahre, bei Mittelbetrieben 18 Jahre, wobei große Unterschiede in den einzelnen Bundesländern bestanden.

Die Auswahl des zu prüfenden Betriebes erfolgt durch drei Verfahren: Bei der Zeitauswahl wählt der Computer diejenigen Betriebe aus, bei denen eine Prüfung am längsten zurückliegt. Daneben gibt es die Gruppen- oder Risikoauswahl, bei welcher die Auswahl nach einem vom Finanzministerium erstellten Risikoprofil erfolgt. Diese beiden Arten der Auswahl umfassen jeweils rund 10 Prozent aller Außenprüfungen pro Jahr. Am häufigsten ist die Einzelauswahl, d.h. die Auswahl durch den Teamleiter des Finanzamtes. Dabei berücksichtigt das Finanzamt Informationen aus dem Team (z.B. Steuererklärungen), aus anderen steuerlichen Bereichen (z.B. nicht angemeldete Dienstnehmer) und von außen (z.B. anonyme Anzeigen).

Zusätzlich zur Außenprüfung findet alle drei bis fünf Jahre die Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben (GPLA) statt. Zweck ist die Zusammenfassung von Einzelprüfungen in einem einzigen Verfahren. Geprüft werden sämtliche lohnabhängigen Abgaben, das sind Lohnsteuer, Kommunalsteuer, DB, DZ und Sozialversicherungsbeiträge.

Neben einer Außenprüfung gibt es die Erhebung und die Nachschau. Das Finanzamt ist jederzeit berechtigt Auskünfte über alle für die Erhebung von Abgaben maßgebenden Tatsachen zu verlangen, wobei jedermann zur Auskunft verpflichtet ist. Beliebige Dritte sind verpflichtet, mündlich oder schriftlich - durch Vorlage von Unterlagen - Auskünfte auch über fremde Abgabepflichten zu geben. Der Abgabepflichtige soll allerdings zuerst befragt werden. Wird die Einsichtnahme in Dokumente verweigert kann die Behörde entweder eine Geldstrafe bis EUR 5.000,- vorschreiben oder die Befolgung ihrer Anordnungen nach Erlassung eines Bescheides erzwingen. Eine Hausdurchsuchung ist nicht zulässig. (siehe Teil 2). Bestimmte Personen, wie etwa Angehörige, dürfen die Aussage verweigern. Der wesentliche Unterschied zwischen Nachschau und Außenprüfung ist, dass die Nachschau der Feststellung einzelner Sachverhalte dient, während eine Außenprüfung eine umfassende Erhebung aller maßgeblichen tatsächlichen wie rechtlichen Verhältnisse darstellt. Auch im Rahmen einer Nachschau besteht die Möglichkeit der Selbstanzeige (s.u.).

Vorzulegen sind nur die für die Erhebung der Abgaben bedeutsamen Unterlagen, wie zum Beispiel Buchhaltung, Lohnkonten, Verträge und Belege. Besprechungsprotokolle, Aktenvermerke oder die Korrespondenz mit dem Steuerberater müssen nicht offengelegt werden. Es empfiehlt sich daher, diese Dokumente getrennt von den steuerlichen Aufzeichnungen / Büchern abzulegen.

In der Regel erfolgt die Ankündigung einer Außenprüfung telefonisch. Der Zeitraum zwischen Ankündigung und Prüfungsbeginn muss mindestens eine Woche betragen, es sei denn durch die Ankündigung würde der Prüfungszweck vereitelt. Die Außenprüfung beginnt mit Zustellung / Übergabe des Prüfungsauftrages. Die Prüfung kann nicht verhindert werden, jedoch ist eine Verschiebung bei Vorliegen berücksichtigungswürdiger Gründe möglich. Der Prüfer hat sich auszuweisen. Generell besteht ein Wiederholungsverbot, d.h. ein bereits geprüfter Zeitraum darf nicht noch einmal geprüft werden. Eine Außenprüfung umfasst auch eine Betriebsbesichtigung.

Der Prüfungszeitraum beträgt grundsätzlich drei Jahre; Ausdehnung als auch Einschränkung des Zeitraumes sind zulässig. Das Recht eine Abgabe festzusetzen verjährt prinzipiell binnen fünf Jahren; im Fall einer Abgabenhinterziehung binnen 10 Jahren. Zu beachten ist aber, dass sich die Die Verjährungsfrist verlängert sich um ein Jahr durch eine „nach außen erkennbare Amtshandlung“ zur Geltendmachung des Abgabenanspruches (z.B. Einkommensteuerbescheid) oder zur Feststellung des Abgabepflichtigen. Nach zehn Jahren tritt absolute Verjährung ein, eine Verlängerung ist nicht mehr möglich.

Formell richtig geführte Aufzeichnungen / die Buchführung haben die Vermutung der Richtigkeit für sich. Sie sind der Erhebung der Abgaben zugrunde zu legen. Steuerrechtliche Grundregel für die ordnungsgemäße Form ist, dass die Buchhaltung einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln kann. Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Jeder Unternehmer hat zumindest die Betriebseinnahmen und –ausgaben aufzuzeichnen und sie jährlich zusammenzurechnen. Zeitgerecht heißt, die Eintragungen sind spätestens innerhalb eines Monates und 15 Tagen nach dem Geschäftsfall vorzunehmen; wird die Umsatzsteuer vierteljährlich entrichtet innerhalb des Quartals und 15 Tagen. Alle Eintragungen sind chronologisch vorzunehmen. Bei der Verbuchung nach Belegkreisen (Kassa, Bank, etc.) muss die chronologische Reihenfolge innerhalb der Belegkreise gewahrt sein. Die Aufzeichnungen / die Buchführung müssen / muss vollständig sein. Anlagegüter sind in ein Anlagenverzeichnis einzutragen. Gewerbetreibende Einnahmen-Ausgaben-Rechner haben ein Wareneingangsbuch zu führen. Buchführungspflichtige müssen ein Kassabuch führen, ebenso ein Bankbuch, wobei eine lückenlose Sammlung von Bankkontoauszügen ein Bankbuch ersetzen kann. Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens sieben Jahre.

Das Bankgeheimnis verpflichtet jede Bank zur Geheimhaltung von Informationen, welche ihr ausschließlich aufgrund der Geschäftsverbindung anvertraut oder zugänglich gemacht worden sind. Davon ausgenommen sind nur Informationen im Zusammenhang mit einem Strafverfahren, sofern eine gerichtliche Bewilligung vorliegt und in Finanzstrafverfahren wegen vorsätzlicher Finanzvergehen, ausgenommen Finanzordnungswidrigkeiten. Im Zuge einer Außenprüfung nach § 147 BAO muss das Bankgeheimnis gewahrt werden, sofern der Abgabenpflichtige nicht darauf verzichtet.

Vor Beginn der Außenprüfung muss der Prüfer fragen, ob Selbstanzeige erstattet wird. Dies ist der letztmögliche Zeitpunkt. Nur im Fall von Fahrlässigkeit ist eine Selbstanzeige noch während der Außenprüfung möglich, sofern der Prüfer den entsprechenden Sachverhalt noch nicht entdeckt hat. Eine Selbstanzeige hat strafbefreiende Wirkung, wenn unverzüglich alle für die Abgabenverkürzung bedeutsamen Umstände offengelegt werden und der geschuldete Betrag entrichtet wird. Eine fehlerhafte oder zu spät gestellte Selbstanzeige kann strafmildernd wirken.

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